Roadmap zur Digitalen Transformation der Verwaltung
Nahezu alle Lebens- und Arbeitsbereiche sind von der digitalen Transformation betroffen – so auch die Universitätsverwaltung. Durchgängig medienbruchfreie Verwaltungsprozesse haben das Potenzial für erhebliche Steigerungen der Nutzer*innenzufriedenheit, Verminderung von Aufwand und Kosten, sowie Verbesserung der Prozessqualität insgesamt. Nicht zuletzt wird mit dem E-Government-Gesetz NRW die vollständige Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gesetzliche Pflicht.
Das Projekt „Roadmapping zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes und Onlinezugangsgesetzes“ (geleitet durch die Abteilung 15 Organisationsentwicklung, Dezernat 1, im Zeitraum September 2021 – Juli 2022) hatte das Ziel, eine strategische Roadmap zur Digitalisierung der Verwaltungsprozesse zu entwickeln. Dafür wurden in einer breit angelegten Bestandsaufnahme 67 Interviews in der Zentralverwaltung, im Prorektorat Lehre & Studium, den Prüfungsämtern, der USB sowie im RRZK geführt und insgesamt 347 Serviceprozesse analysiert. Auf dieser Basis wurde ein Portfolio von 32 Digitalisierungsprojekten entwickelt und entlang der Dimensionen ‚strategische Relevanz‘ und ‚Dringlichkeit‘ priorisiert.
Auf der Roadmap steht an erster Stelle die Einführung grundlegender Technologien, wie beispielsweise ein Dokumenten-Management-System mit Workflow-Komponente, welches eine zentrale technische Voraussetzung für die Realisierung vollständig medienbruchfreier Verwaltungsprozesse (z.B. Personaleinstellung, Dienstreise-Management, Beschaffung) darstellt. Neben Grundlagentechnologien stehen die Digitalisierung diverser – aktuell noch auf Papier geführten – Akten (u.a. E-Studierendenakte, E-Drittmittelakte und E-Personalakte) auf der Roadmap. Außerdem wurden „Quick Win“-Themen, wie die Einführung qualifizierter elektronischer Signaturen, identifiziert. Diese kann, z.B. bei Verträgen, die Schriftform ersetzen.
Die Roadmap ‚Digitale Verwaltung‘ bildet die Grundlage für eine strategiegeleitete Umsetzung der digitalen Transformation in der Universitätsverwaltung und wird im Rahmen des Multiprojektmanagements der Verwaltung sukzessive umgesetzt.
